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A continuación mi experiencia con un cliente cuya magnitud no le permitía conocer qué cantidad tenía contratada de un servicio específico en cada una de sus sucursales . El negocio "Y" por razones que verán a continuación había perdido visibilidad sobre ellos:
1) Contexto: Ahora imaginen que "Y" tenía centralizada la contratación de cada servicio en su área de compras. Pasaron los años, crecieron mucho y alguien decidió que cada sucursal de "Y" tendría la capacidad de contratar los servicios que vieran pertinentes siempre y cuando respetaran su presupuesto propio (En una empresa cuyos presupuestos anuales se calculaban con base en el consumo del año anterior). Toma un minuto antes de seguir y piensa ¿Cuál fue el resultado?
2) El resultado: Si pensaste que el resultado específico fue que cada sucursal tuviera posiblemente servicios contratados innecesariamente debido a que:
- El presupuesto se basa en mi consumo del año anterior, si consumo más ahora, tendré más presupuesto el año siguiente.
- Sin un ente centralizador no hay un reglamento específico para qué contratar, qué no y a qué precios por lo que encontrarás de todo en cada sucursal de "Y".
Estás en lo correcto, eso les estaba pasando.
3) Recuperando la visibilidad: Si bien "Y" había perdido la visibilidad sobre sus sucursales nos pusimos el objetivo de responder a las siguientes preguntas:
1) ¿Cuántas cantidades de un servicio "X" tiene contratados cada sucursal de "Y"?
2) ¿El proceso actual descentralizado propicia algún cambio en el gasto por sucursal?
3) ¿Existe alguna oportunidad de mejora en éste modelo de trabajo?
Para resolver las dudas anteriores tendríamos que ayudar a "Y" a recuperar la visibilidad sobre sus sucursales. Así lo logramos:
3) Roadmap etapa II "KDD": Como segunda etapa aplicamos el proceso KDD (Nuestra especialidad) en la información obtenida.
3) Las conclusiones: Verificamos que efectivamente había una falta de control entre las sucursales de "Y" pero pudimos cuantificar su magnitud devolviéndola al cliente la visibilidad que había perdido:
- Ahora tenía información clara de qué cantidad y facturación del servicio "X" tenía por sucursal y las variaciones entre sus diferentes sucursales.
- Pudimos comparar sucursales de características similares donde observamos variaciones de hasta el 50% en cantidad de un mismo servicio contratado entre sucursales similares lo que repercutía directamente en un incremento innecesario del gasto en el rubro analizado.
4) La propuesta de valor: Finalmente generamos diferentes propuestas para no sólo disminuir el gasto inmediatamente en el rubro analizado si no para evitar que éste aumentara a futuro logrando una propuesta de valor para nuestro cliente.
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